Flottenmanagement-Umfrage zum Thema „Effiziente Terminüberwachung im Fuhrpark“

Das Mangagement eines betrieblichen Fuhrparks erfordert zahlreiche Überwachungen von Terminen, damit die Flotte stets reibungslos laufen kann. Natürlich gestaltet sich diese Alltagsarbeit im Leben eines Fuhrparkmangers im Detail von Fuhrpark zu Fuhrpark recht unterschiedlich, dennoch gibt es hier auch gewisse Themenbereiche, die mehr oder weniger überall anfallen.

Im einzelnen fallen in diesem Zusammenhang immer wieder die Stichworte Fuhrparkkosten- Kontrolle, bei Kilometer-Leasingverträgen die Kontrolle der Abweichungen von der mit dem Leasinggeber vereinbarten Laufleistung, die Überwachung der Betankungen, der Inspektionstermine, der Hauptuntersuchungen, des saisonalen Reifenwechsels, der Führerscheinkontrollen und der Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Laufzeitende eines Fahrzeugs.

Flottenmanagement wollte im Rahmen einer Umfrage unter Fuhrparkmanagern ermitteln, wie in den Unternehmen diese Alltagsarbeit organisiert und bewältigt wird, welche Tätigkeiten dabei im einzelnen anfallen und welcher Hilfsmittel sich die Fuhrparkmanager dabei bedienen. Zu diesem Zweck haben wir sechs Fragen an diesen Personenkreis gerichtet, die im folgenden so beantwortet wurden:

Flottenmanagement: In welchen Rhythmen nehmen Sie die regelmäßige Analyse der Fuhrparkkosten vor, und welcher Hilfsmittel bedienen Sie sich dabei?

Interessant war, dass in punkto Rhythmus die Antworten sehr stark divergierten. Hier reichten die Angaben von „monatlich“ bis hin zu „alle zwei Jahre“. Davon noch abweichend erklärte beispielsweise Egon Fortnagel von der Fachgruppe Fuhrparkmanagement bei der BMTI Baumaschinentechnik International GmbH in Köln, es gäbe in seinem Unternehmen nur eine jährliche Abstimmung im Hinblick auf die Neuwagenpreise. „Eine regelmäßige Kontrolle erfolgt nicht,“ antwortete auch Bernd Wickel, Fuhrparkmanager bei der ARZ Haan AG in Haan, „es werden nur die Auffälligkeiten verfolgt.“

„Wir betreiben den monatlichen Vergleich aller Fuhrparkkosten im Vergleich zum Vorjahr und in Zusammenarbeit mit unsrer Buchhaltung“, beschreibt Hans-Josef Kissel, Fuhrpark-Verantwortlicher bei der EWR Netz GmbH in Worms. „Das beinhaltet im einzelnen den Spritverbrauch über die Auswertung der Tankkarten unter Einsatz eines Filters bei zu hohen Verbräuchen sowie die Wartungs- und Instandhaltungskosten, das wird dann im Verhältnis zum Jahresbduget bewertet. Ab September jeden Jahres erfolgt dann eine genauere Überwachung, um das Jahresbudget einzuhalten. Wenn erforderlich, werden dann nicht zwingende Reparaturen ins nächste Jahr verschoben. Die zu erwartenden Instandhaltungskosten werden bei uns genau so budgetiert wie der Invest und müssen auch gehalten werden.“ Auch beim Ruhrverband in Essen beispielsweise ist die kurzfristigere Kosten-Analyse angesagt. „So werden Ausreißer schnell ermittelt,“ begründet Marita Friedrich, „und es kann frühzeitig gegengesteuert werden.“

Überwiegend bedienen sich die Fuhrparkmanager dabei heute moderner Datenverarbeitungstechnik. Im einzelnen wurden hier das Programm „Fleetcars“ von Volkswagen Leasing, SAP, Excel- Tools, das Fleet+ System von Hiepler + Partner, Online-Tools von Full Service-Leasinganbietern oder hauseigene, andere DV-Systeme genannt. „Dabei ist aber immer zu bedenken“, ergänzte Bernd Wickel, „dass jedes System nur so gut sein kann, wie die Eingaben sind. Bei uns kommt es gelegentlich vor, dass beispielsweise die Kilometer- Stände nicht immer korrekt eingegeben werden. Zudem müssen Vorgänge und Daten in Bezug auf die Fahrzeuge von Hand eingegeben werden, was auch Fehlerquellen birgt.“

Flottenmanagement: Zu welchen Terminen checken Sie die Abweichungen von den mit dem Leasinggeber vereinbarten Kilometer- Laufleistungen, welche „Gegenmaßnahmen“ leiten Sie gegebenenfalls ein?

Auch in diesem Punkt gehen die Antworten weiter auseinander. Es kommt vor, dass die Prüfung der Abweichungen mit den jährlichen Führerschein- und Halterkontrollen kombiniert wird. Andernorts gibt das DV-System beim Abgleich der Tankdaten eine Warnung ab, wenn ein Leasingvertrag aus dem Ruder läuft. „Hier liegen wir aus unseren langjährigen Erfahrungen heraus zumeist schon in der Kalkulation ziemlich gut, weil wir von Beginn an hoch genug ansetzen“, ergänzt Bernd Wickel. „Wir kennen allerdings auch unsere Problemfälle und werden von den Mitarbeitern schon angesprochen, die dann beizeiten nach einem neuen Auto rufen.“ Und Jörg Matthaei, Fuhrpark-Verantwortlicher bei HörGut in Krefeld, bekundet: „Wir prüfen hier laufend. Bei entsprechender Notwendigkeit informieren wir den Fahrer und bitten ihn, wenn eben möglich, weniger zu fahren.“

Stephan Faut, Fuhrparkmanager bei der apetito AG in Rheine, meldet die jeweilig zu hohen Kilometer- Stände an seine Leasinggesellschaft, die dann entsprechende Angebote erstellt. Hans- Josef Kissel, der halbjährlich prüft, lässt gegebenenfalls eine Vertragsänderung, beispielsweise in Form einer Laufzeitverlängerung, vornehmen, oder aber die EWR kauft das Fahrzeug nach Laufzeitende. „Wir prüfen das einmal im Quartal mit einem speziellen Fleet+ Report“, beschreibt Norbert Schreinert, Fuhrparkmanager bei MTU in Friedrichshafen, „und passen die Verträge an, bei denen die Abweichungen bereits mehr als 10.000 Kilometer betragen.“ Beim BMTI kommt Leasing nur im Falle von Firmenübernahmen vor, hier werden alle Fahrzeuge bei Leasingende gekauft.

Flottenmanagement: Wie halten Sie Inspektions- Termine, den Auslauf von Garantiezeiten und Hauptuntersuchungen nach, was beachten Sie noch dabei?

Diese Frage konnte nur von denen umfangreicher beantwort werden, bei denen die Laufzeiten der Fahrzeuge über 36 Monate liegt. Teilweise wird hier die Verantwortung für die Einhaltung der entsprechenden Termine über entsprechende Nutzungsvereinbarungen beziehungsweise Dienstwagen-Überlassungsverträge an die Fahrer adressiert. Andernorts wird die Überwachung auch solcher Termine über die jeweils eingesetzten DV-Systeme geleistet, die dann automatisch erinnern.

„Bei uns sind die entsprechenden Fälligkeiten für TÜV, AU, SP, UVV und ähnliches in Jahreslisten verzeichnet und werden abgearbeitet“, verdeutlicht Hans-Josef Kissel. „Dabei vermerken wir auch etwaige Zunahmen von Beanstandungen, weil sie einen Einfluss auf die Zeitpunkte für Neubeschaffungen haben.“ Bei HörGut in Krefeld führt auch der Full Service-Leasinggeber, in diesem Falle DirectLease.de, die entsprechenden Kontrollen durch. Bei der Mainova AG in Frankfurt werden solche Termine in der firmeneigenen Werkstatt durch die Mitarbeiter beziehungsweise Sachverständige durchgeführt. „Die Termine werden im Fuhrparkmanagementsystem gepflegt,“ sagt Fuhrparkmanager Marco Petznick, „und die betroffenen Fahrer werden einen Monat vor Fälligkeit des Termins per eMail informiert.“

Flottenmanagement: Wie organisieren Sie den saisonalen Reifenwechsel zweimal im Jahr, wie informieren Sie die Dienstwagennutzer?

Auch in dieser Beziehung wird die Verantwortlichkeit teils in die Hände der Dienstwagenfahrer gelegt, „je nach Wetter in der jeweiligen Region“, wie Stephan Faut das formuliert, oder „per Dienstanweisung“, bekundet Egon Fortnagel. „Auch bei uns steht laut Firmenwagen-Policy der Mitarbeiter in der Pflicht, das über den Vertragshändler selbst zu bewerkstelligen“, detailliert Jörg Mathhaei, „und an uns eine Meldung über den jeweiligen Einlagerungsort der gewechselten Reifen zu geben. Die Reifenwahl ist allerdings unsererseits vorgegeben, das wird auch durch unseren Full Service-Leasinggeber kontrolliert.“

„Die Fahrzeuge sind mit eigenen Service-Karten ausgerüstet,“ erklärt Birgit Gross für die Chemion Logistik GmbH in Leverkusen, „die grundsätzliche Vorgabe an die Dienstwagen-Nutzer lautet: Winterreifen von Oktober bis Ostern. Darüber hinaus erhalten bei uns alle Fahrzeuge mit geringen Laufleistungen M&S-Ganzjahresreifen.“ Hans-Josef Kissel informiert die Dienstwagennutzer rechtzeitig per e-mail und nimmt gegebenenfalls eine Rückverfolgung der „Wechselmuffel“ anhand fehlender Einlieferungszettel vor. „Darüber hinaus werden vor jeder Saison an allen Fahrzeugen Profiltiefe und Reifenzustand überprüft und bei unzureichenden Ergebnissen Ersatz montiert.“

Norbert Schreinert organisiert Sammeltermine mit dem Autohaus und informiert die Dienstwagennutzer ebenfalls per e-mail zur Vereinbarung von indivuellen Terminen. „90 Prozent der Reifenwechsel werden auf dem Firmengelände vom Autohaus durchgeführt,“ schildert er, „dies ermöglicht kurze Wege der Nutzer.“ Marco Petznick wiederum kann sich hier entspannter geben, weil bei der Mainova AG für den Großteil der Flotte der saisonale Wechsel nicht notwendig ist. „Wir verwenden ganz überwiegend Allwetterreifen, die Ausnahmen melden sich selbständig in unserer firmeneigenen Kfz- Werkstatt.“

Flottenmanagement: Wie erkennen Sie, wann wieder die Führerscheinkontrolle fällig ist?

Hier besteht unter den Befragten weitestgehend Einigkeit, die Kontrolle der Gültigkeit der Fahrerlaubnis, angelehnt an die Erfordernisse der entsprechenden Rechtsprechung, zweimal im Jahr vorzunehmen. Die Unterschiede liegen in der Art und Weise der Prüfung. „Die Termine gebe ich vor“, erklärt beispielsweise Bernd Wickel, „und achte genau darauf, dass ich die entsprechenden Rückmeldungen innerhalb von zwei Wochen bekomme.“

„Jeder Abteilungsleiter muss halbjährlich prüfen, die Dokumentation geht an mich“, steuert Hans-Josef Kissel bei. „Darüber hinaus werden von mir selbst unplanmäßige Kontrollen durchgeführt, beispielsweise an Fastnacht oder nach regionalen Weinfesten. Fehlt am Jahresende ein Nachweis, meldet sich unser Fuhrparkmanagement- Programm mit einer farblich hinterlegten Warnung.“ Auch bei der Chemion Logistik GmbH werden zusätzliche Kontrollen nach Silvester, Karneval und beim Winterreifenwechsel im Oktober vorgenommen. Bei Mainova und MTU beispielsweise erfolgt die Führerscheinkontrolle bereits elektronisch durch Vorlage des Dokuments an definierten Stationen, die Aufforderung an die Fahrer ergeht per e-mail oder SMS. Bei BMTI erfolgt die Kontrolle lediglich bei Übernahme des Fahrzeugs, „danach entfällt sie“, berichtet Egon Fortnagel, „gemäß Anweisung unserer Rechtsabteilung.“

Flottenmanagement: Welche Termine haben Sie im Zusammenhang mit dem Ende des Leasingvertrages zu beachten, wann setzt hier der „Countdown“ ein?

Auch hier variieren die Handhabungen wieder stärker. „Je nach Lieferzeit der einzelnen Modelle werden die Dienstwagennutzer verständigt und zur Neukonfiguration aufgefordert“, schildert Stephan Faut den Vorgang bei der apetito AG. „Da das Auto ohnehin immer Thema bei den Dienstwagennutzern ist, melden sich viele der Kollegen aber auch selbst beizeiten.“

„Ich checke zweimal im Jahr die Leasingendzeiten, rechne die ungefähre Lieferzeit ein und fordere die Dienstwagennutzer auf, mir bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Konfiguration zukommen zu lassen“, verlautbart Bernd Wickel für die ARZ Haan AG. „Im übrigen erhalte ich von Audi und Vokswagen entsprechende Schreiben mit dem Hinweis, dass der Leasingvertrag demnächst ausläuft.“ Für die Chemion wiederum erklärt Birgit Gross: „Bei normalen Pkw erfolgt die erste Erinnerung sechs Monate vor Ablauf des Leasingvertrages, die Bestellung soll dann drei Monate vor Leasing-Ende erfolgen.“

Auch Hans-Josef Kissel lässt den „Countdown“ sechs Monate vor Vertragsende und in Abhängigkeit der Lieferfristen des Neufahrzeuges anlaufen. „Von da an wird entsprechend der Dienstwagenrichtlinie konfiguriert, der günstigste Anbieter, dem jeweils günstigsten Rahmenabkommen entsprechend, ermittelt, die Entscheidung Kauf oder Leasing getroffen und passend zum Ablauf des Leasingvertrages bestellt. Nach einer Begutachtung des Fahrzeugs kurz vor Ablauf wird über eine mögliche Übernahme des Fahrzeugs entschieden, zum Beispiel bei guter Substanz, aber vielen kostenintensiven Schäden, wie Kratzer, kleine Beulen etcetera. Hohe Rückgabeschäden bei niedrigem Restwert lassen dann eher eine Übernahme sinnvoll erscheinen und waren bei den von uns eingesetzten Fabrikaten bis heute immer ein Erfolg.“

Bei HörGut in Krefeld setzt das „Frühwarnsystem“ etwa vier Monate vorher ein. „Die entsprechende Überwachung nimmt einerseits unser Full Service-Leasing-Partner vor“, detailliert Jörg Mathhaei, „andererseits liefert unsere Fuhrparkdatenbank die entsprechenden Hinweise.“ Auch beim Ruhrverband bietet das dort eingesetzte SAP-System den permanenten Überblick darüber, welche Fahrzeuge absehbar aus dem Leasing herausgehen. Allerdings gestalten sich hier die Anforderungen unterschiedlich, je nachdem, wer Leasingpartner ist. „Der Countdown beginnt rund fünf Monate vor Vertragsablauf“, weiß Marita Friedrich. „Hier spielen aber auch die Lieferfristen der Neufahrzeuge eine wesentliche Rolle.“