Alles aus einer Hand

Die TenneT B.V. mit der deutschen Tochtergesellschaft TenneT TSO ist ein niederländisches Unternehmen und der erste grenzüberschreitende Übertragungsnetzbetreiber für Strom in Europa. Ungefähr 20.000 km Hoch- und Höchstspannungsleitungen werden von TenneT betrieben und machen das Unternehmen zu den Top fünf der Netzbetreiber in Europa. Der Fokus des Unternehmens richtet sich auf die Entwicklung eines nordwesteuropäischen Energiemarktes und auf die Integration erneuerbarer Energie. 36 Millionen Einwohner in den Niederlanden und Deutschland werden versorgt – was ungefähr 2.250 TenneT-Mitarbeiter ermöglichen, 950 davon in Deutschland. Die Umsatzzahlen belaufen sich auf 10 Milliarden Euro im Jahr 2011, auf Deutschland bezogen sind es 6,7 Milliarden.

Der TenneT-Fuhrpark hat, beide Länder zusammengenommen, eine Größe von 1.000 Fahrzeugen bis 3,5 Tonnen – zu 100 Prozent geleast. In Deutschland beträgt die durchschnittliche Nutzungsdauer der Fahrzeuge ungefähr drei Jahre, was einem jährlichen Austausch von circa 150 bis 200 Fahrzeugen entspricht. In allen Transportern, die eingesetzt werden, befinden sich Einbauten, die im Wesentlichen standardisiert sind, jedoch auch individuell angepasst werden können. Bei einem Fuhrpark einer solchen Größe mit verschiedensten Fahrzeugen, die wiederum nicht einheitlich, sondern individuell ausgestattet werden müssen, lässt sich erahnen, wie groß der Aufwand ist, der mit der Organisation einhergeht – vor allem, wenn man bedenkt, dass die verschiedenen Prozesse von der Beschaffung bis zur Auslieferung fehlerfrei und schnell ablaufen sollen. „Genau darum geht es: um die reibungslose Abwicklung. Von sämtlichen Prozessen, die sich rund um das Thema Fahrzeugbeschaffung und -fertigstellung drehen, möchten wir gar nichts mitbekommen – außer dem positiven Resultat“, erklärt Holger Drafz, Head of Procurement and Logistics bei TenneT TSO. „Um diesen optimalen, reibungslosen Prozessablauf gewährleisten zu können, ist wesentlich, dass wir uns auf einen kompetenten Anbieter verlassen können, der aus einer Hand all das regelt, was täglich rund um den Bereich Fahrzeugbeschaffung anfällt“, führt er weiter aus.
Dieser Anbieter, der lediglich eine einzige Schnittstelle schafft und über die Kompetenzen verfügt, die TenneT TSO benötigt, ist die Fleet Factory GmbH, die seit 2008 mit TenneT TSO kooperiert.

Fleet Factory wurde Anfang 2008 gegründet und hat aktuell zehn Mitarbeiter. Die wesentlichen Kompetenzen, auf die das Unternehmen sich spezialisiert hat, sind Unterstützung bei der Fahrzeugbeschaffung über die Handelspartner, Koordinieren und Konsolidieren der Dienstleister, die notwendig sind, um das Fahrzeug komplett bearbeitet an den Kunden zu übergeben, Detailarbeit an den Stellen, an denen Fingerspitzengefühl gefragt ist.

Das Besondere bei Fleet Factory ist, dass sämtliche Dienstleistungen vor Ort abgewickelt werden: Der Hersteller liefert direkt auf die Hamburger „Insel“, auf der das Unternehmen angesiedelt ist, wo dann gemeinsam mit den Fleet Factory-Partnern das gesamte Spektrum möglicher Arbeiten abgedeckt wird, bevor das Fahrzeug nutzfertig an den vom Kunden gewünschten Ort deutschlandweit geliefert wird. Der klassische Ablauf ist folgendermaßen vorstellbar: Geboten wird ein Leistungspaket, das den gesamten Fahrzeugeinkauf samt professioneller Einsteuerung in den Fuhrpark umfasst. Sämtliche Dienstleister werden koordiniert und konsolidiert, bei freier Auswahl unter allen Marken und einem festen Ansprechpartner. Welche Dienstleistungen ein Unternehmen nutzt, ist individuell verschieden – Fleet Factory bietet ein breites Spektrum an Dienstleistungen, richtet sich beispielsweise danach, mit welchen Händlern das jeweilige Unternehmen zusammenarbeiten möchte, macht aber auch selbst Vorschläge und kann dem Unternehmen auch diese Entscheidung abnehmen. Auch bei der Fahrzeugbeschaffung berät und unterstützt Fleet Factory den Kunden; ebenfalls können Dienstleistungen wie Schadenmanagement für den Kunden übernommen werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Ausarbeitung der Details, auf die der Anbieter spezialisiert ist. Das, was dem Kunden wichtig ist, wird erledigt – und sei es so etwas wie ein Nummernschildverstärker: „Wir als Anbieter müssen lediglich das System zur Verfügung stellen, mit dem die Wünsche des Kunden zu 100 Prozent erledigt werden“, erklärt Werner Oltmann. Das betrifft auch die Aussteuerung der Fahrzeuge: Im letzten Schritt kann beispielsweise ein Re-Branding vorgenommen werden, sofern der Kunde das wünscht; auch die Dienstleistung Smart Repair wird angeboten, sodass Fahrzeuge fast schadensfrei zurückgegeben werden können. Kunde, Handel und Leasinggesellschaft müssen sich auf die Rücknahme bezogen jedoch einig sein – Verträge und Freigrenze sind hier ausschlaggebend dafür, welche Dienstleistungen in Anspruch genommen werden.

Im Fall von TenneT TSO sieht die Zusammenarbeit folgendermaßen aus: Der Hersteller liefert auf Wunsch von TenneT TSO, direkt und ohne Umweg über den Handel, die Fahrzeuge an Fleet Factory, wo jedes Fahrzeug individuell den kompletten Fertigstellungsprozess vom Einbau bis hin zur Beklebung durchläuft und anschließend zugelassen direkt an das Wunschziel geliefert wird. TenneT TSO nutzt aus der breiten Fleet Factory-Produktpalette alles, was im Bereich Auslieferung angeboten wird, abhängig vom Fahrzeugtyp. Ein Funktionsfahrzeug beispielsweise benötigt Beklebung, UVV-konforme Barken, Einbauten, ein Pkw wiederum andere Dinge. Am Ende des Prozesses werden die Fahrzeuge mit der Bordmappe der Leasinggesellschaft und der fertigen Zulassung an den jeweiligen Mitarbeiter deutschlandweit ausgeliefert und sind sofort einsatzbereit.

Hintergründe und Ursprung der Zusammenarbeit
„Im gesamten Fuhrparkprozess war vor der Zusammenarbeit mit Fleet Factory immer die sogenannte ‚Letzte Meile’ der Punkt, an dem es gehakt hat: Die Auslieferung hat in der Regel nicht geklappt, die Schnittstellen waren zu aufwendig, da wir pro Marke mit ungefähr zwei Händlern zu tun hatten – was für uns bei circa fünf Marken wiederum bedeutete, dass pro Prozessausführung zehn Leute involviert sein konnten. Die Kommunikation war hier sehr schwierig, und sei es nur bei kleineren Dingen wie Zulassungen, bei denen also in unserem Fall zehn Zulassungsvollmachten pro TenneT Gesellschaft erteilt werden mussten“, beschreibt Holger Drafz das Procedere. Ein einheitlicher Dienstleister war vonnöten, um solche Probleme in Zukunft umgehen und sich der Thematik professionell annehmen zu können; ein Anbieter war gefragt, der die anfallenden Aufgaben so erledigt und optimiert, dass der Kunde davon nichts mitbekommt – außer dem positiven Resultat: „Das Fahrzeug soll und muss zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Ausstattung und Qualität an der richtigen Stelle ausgeliefert werden“, fasst Holger Drafz die Anforderungen an den Dienstleister Fleet Factory zusammen.

Werner Oltmann, Geschäftsführer der Fleet Factory, definiert Dienstleistungsspektrum und Philosophie seines Unternehmens folgendermaßen: „Unsere Aufgabe ist es zum einen, die Anzahl der Ansprechpartner für den Kunden zu minimieren. Am Markt gibt es die Tendenz, mit immer mehr Leasinggebern und Autohäusern zusammenzuarbeiten. Irgendjemand muss hier die Konsolidierungsfunktion übernehmen – dies ist unser Part. Außerdem müssen wir dafür sorgen, dass während der Zusammenarbeit mit dem Kunden ein einheitlicher, stabiler Prozess gegeben ist, gerade auch dann, wenn sich Änderungen – beispielsweise der Ausfall oder Aufkauf eines Autohandels-Partners, eine neue Marke aufgrund einer Ausschreibung et cetera – ergeben. Wir haben oft gehört, dass es im Punkt ‚Letzte Meile’ zu Schwierigkeiten kommt, da dies nicht das Kerngeschäft der Händler ist. Sie sind auf den Verkauf der Fahrzeuge spezialisiert, nicht jedoch auf die Auslieferung. Hier muss akribisch gearbeitet werden, und eben hierauf sind wir spezialisiert.“ Holger Drafz pflichtet ihm bei: „Beim Handel liegt die Gewichtung in Bezug auf die Auslieferung einfach anders, sie ist nicht das Kerngeschäft – für uns muss jedoch gerade hierauf der Fokus gesetzt werden.“

Ein Pluspunkt, der für die mittlerweile vierjährige Zusammenarbeit förderlich ist, ist die Tatsache, dass Holger Drafz und Werner Oltmann sich seit vielen Jahren kennen und vor den jeweiligen Tätigkeiten in ihrer jetzigen Position bereits zusammengearbeitet haben. „Die Vertrauensbasis ist da; Herr Drafz weiß, wie wir arbeiten, und wir wissen wiederum, was TenneT TSO von uns erwartet. Vertrauen ist ein wesentlicher Ausgangspunkt für eine gute Zusammenarbeit – trotzdem bieten wir den Unternehmen zusätzlich Sicherheit, indem wir den kompletten Ablauf unserer Arbeit online transparent darstellen.“ FleetFactoryOnline nennt sich das Tool, mit dessen Hilfe minutengenau eingesehen werden kann, welcher Schritt gerade an welchem Fahrzeug vorgenommen wird. „Bei uns im Unternehmen haben wir ein Beschaffungsvolumen von mehreren Milliarden Euro, ungefähr vier oder fünf Millionen davon sind Fuhrparkkosten. Das Thema Fuhrpark hat eine besondere Emotionalität, eben darum sind die Prozesse so wichtig; sie müssen stimmen und sicher sein. Durch die Möglichkeit, per Onlinetool den Prozess zu monitoren, können wir genau prüfen, wo sich die Fahrzeuge befinden, ob es Verschiebungen gibt, wie der Status bei Telekommunikationsnachrüstung, Beklebung oder der Spiegelnavigation ist. Jederzeit und von jedem Ort aus können die Mitarbeiter, die in den Fuhrparkprozess involviert sind, auf die webbasierte Lösung zurückgreifen, was uns die Arbeit enorm erleichtert“, beschreibt Holger Drafz die Vorzüge des Onlinetools.

Einsparpotenzial, optimierte Prozesse
Die preislichen Auswirkungen der Zusammenarbeit verhalten sich „neutral“, wie Holger Drafz es ausdrückt. Für ihn ist allerdings etwas anderes ausschlaggebend, nämlich die Frage, wo im Fleet Management die Punkte liegen, die Mehrwert bieten, sprich: Hinter welchen Punkten steckt die große Wertschöpfung, wo hingegen stecken nur kleine Summen dahinter? Die Kosten, die bei der Inanspruchnahme der Dienstleistungen von Fleet Factory entstehen, sind für TenneT nicht signifikant im Vergleich zu den Gesamtkosten des Fahrzeuges (Total Cost of Ownership (TCO)). „Uns wird ein besserer Prozess bei gleichen Kosten geboten“, so Holger Drafz. Hinzu kommt, dass auf die Punkte Zeit und Aufwand bezogen erhebliche Einsparungen erzielt werden können.

„Stellen Sie sich einmal vor, welcher Aufwand aufgebracht werden muss, wenn ein Mitarbeiter sich einen halben Tag lang darum kümmert, ein Fahrzeug zuzulassen oder denjenigen zu beruhigen, der sein Fahrzeug zwar um eine bestimmte Uhrzeit hätte geliefert bekommen sollen, dies jedoch nicht erfolgt ist – ganz abgesehen vom Ärger, der auf beiden Seiten dadurch entsteht“, erläutert Holger Drafz. „Dadurch, dass wir uns seit der Kooperation mit Fleet Factory um diese Prozesse nicht mehr selbst kümmern müssen, sparen wir letztlich auch bares Geld, wenn man bedenkt, welche Kosten anfallen, wenn mehrere Mitarbeiter einen halben bis einen Tag lang aufgrund verschiedener Umstände ausfallen. Wir wollen uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren – dadurch, dass Fleet Factory uns sämtliche prozessualen Angelegenheiten abnimmt, haben wir Zeit, besser über die wahren Kostentreiber – hierzu zählen für uns unter anderem Leasingraten und Schadenmanagement – verhandeln können“, erklärt er weiter.

Werner Oltmann kennt Bedarf, Probleme, Schnittstellen und Prozesse aus eigener, langjähriger Erfahrung. Bei früheren Tätigkeiten vor Gründung der Fleet Factory hat er selbst erfahren, wie Fahrzeugbeschaffung, -aufbereitung und -auslieferung ablaufen können und sollten, wo die größten Schwierigkeiten liegen, wo Prozesse ins Stocken geraten können. Aufgrund dieser Erfahrung hat er sich ein Konzept überlegt, das genau diese Probleme behebt, den Kontakt zu vielen verschiedenen Dienstleistern unnötig macht, eine einzige Schnittstelle schafft und sich auf genau das konzentriert, was problematisch sein kann: der Auslieferungsprozess.

Daily Business
Der Kontakt zwischen Werner Oltmann und Holger Drafz beschränkt sich auf einige Male im Jahr, was jedoch daran liegt, dass nicht Holger Drafz derjenige ist, der mit dem operativen Geschäft betraut ist, sondern sein Fleet Manager. Er ist derjenige, der permanent via Onlinetool den aktuellen Stand der jeweiligen Fahrzeuge abruft, genau einsehen kann, wann welches Fahrzeug geliefert wird, die Prozesse entsprechend koordiniert, die Mitarbeiter informiert und zudem mit Fleet Factory über persönliche Ansprechpartner des Innendienstes in direktem Kontakt steht. 2011 beispielsweise gab es lange Lieferzeiten bei gleichzeitig vielen neuen Mitarbeitern seitens TenneT TSO. Hier mussten Zwischenlösungen geschaffen werden, was vom Fuhrparkmanager und den entsprechenden Ansprechpartnern bei Fleet Factory gemanagt wurde. „In Bezug auf die operative Ebene ist der tägliche Dialog wichtig; jeder Kunde hat einen persönlichen, festen Ansprechpartner“, resümiert Werner Oltmann – auch dies ist einer der Punkte, die dazu führen, dass weder Fleet Manager noch Mitarbeiter bei TenneT TSO zum alten Konzept vor der Kooperation zurückkehren möchten.

Zukünftige Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit beider Unternehmen hat sich, wie bereits erwähnt, über mehrere Jahre bewährt und soll auch in Zukunft fortgeführt werden. Beiden Seiten stehen möglichen Veränderungen offen gegenüber. Der Bedarf bei TenneT TSO kann sich verändern, beispielsweise könnte sich langfristig ergeben, dass auch die Aussteuerung der Fahrzeuge samt Re-Branding oder Smart Repair von Fleet Factory übernommen wird. Fleet Factory wiederum ist und bleibt nach wie vor der flexible Partner, der alles aus einer Hand bieten wird: „Innovationen wird es immer geben, genauso wie neue Produkte und Dienstleistungen. Entsprechend werden wir unser Angebot anpassen“, schließt Werner Oltmann.

 

 

Tennet TSO GmbH

Die TenneT TSO GmbH mit Sitz in Bayreuth ist mit derzeit ungefähr 950 Mitarbeitern in Deutschland (Stand: 2011) verantwortlich für den Betrieb, die Instandhaltung und die weitere Entwicklung des Stromübertragungsnetzes in großen Teilen Deutschlands. Mit rund 10.700 Kilometern Höchstspannungsleitungen ist TenneT TSO für einen effizienten Stromtransport über große Entfernungen zuständig, deckt mit 140.000 km² rund 40 Prozent der Fläche Deutschlands ab und versorgt mehr als 20 Millionen Menschen. Das Unternehmen hat im Jahr 2011 einen Umsatz von 6,7 Milliarden Euro in Deutschland erwirtschaftet.

 

Fleet Factory GmbH

Das auf der Hamburger „Insel“ angesiedelte Unternehmen wurde 2008 gegründet, beschäftigt derzeit zehn Mitarbeiter und ist auf sämtliche Prozesse rund um den Bereich Fahrzeugeinkauf und -einsteuerung spezialisiert. Hierzu zählen Dienstleistungen wie Beratung und Unterstützung bei der Fahrzeugbeschaffung, Optimierung und Vereinfachung der Prozesse, Koordinieren und Konsolidieren der Dienstleister, Schaffung einer zentralen Schnittstelle, webbasiertes Monitoring, Re-Branding und Smart Repair. Sämtliche Dienstleistungen werden vor Ort auf dem Gelände der Fleet Factory koordiniert.