Fuhrparkmanagement für unterwegs
14.12.2017

Wer schon mal einen Firmenwagen zurückgebracht hat, kennt die Prozedur: Ein Kollege oder man selbst kontrolliert das Fahrzeug, prüft und protokolliert etwaige Mängel. Die Aufnahme und Dokumentation erfolgt dabei meist auf Papier. Wird dieses Beispiel hingegen in die Dimension eines großen Fuhrparks übertragen, so muss sich hier die Frage nach einer effizienten Abwicklung stellen.

Genau für diese Situationen kommt ein neues System zum Einsatz, welches Speditionen, Handwerkern und anderen mobilen Dienstleistungsunternehmen die bislang zeitraubende Prozedur erheblich erleichtern soll. Gleichzeitig soll eine Senkung der Betriebskosten erzielt werden. Die App Vehicle Check von Velocity wird dabei einfach auf dem Smartphone der Mitarbeiter installiert. Velocity fungiert hierbei als Flottenmanagementportal, das den Zeitaufwand zur Verwaltung von Fuhrparks reduziert. Die einzige Voraussetzung für die Nutzung von Velocity ist eine Tankkarte von TKS, kurz für TKS Tankkarten Service GmbH mit Sitz in Berlin.

Fahrzeugcheck mit einem Klick

Der Mitarbeiter fährt nach dem Auftrag oder der Schicht zurück zur Firmenzentrale und stellt den Firmenwagen, Transporter oder Lkw ab. Mit seinem Smartphone läuft der Mitarbeiter dann – wie bei der Mietwagenrückgabe – einmal um das Fahrzeug oder auch den Anhänger herum und beantwortet ein paar kurze Fragen mit nur einem Klick.

Beim Durchführen des Checks entscheidet der Fahrer, ob ein Mangel die Weiterfahrt hindert oder nicht. Gibt der Fahrer an, dass mit dem Mangel nicht weitergefahren werden kann, erhält der Flottenmanager sofort eine Benachrichtigung und der Vehicle Check endet bei der Frage. 

Fehler oder Beschädigungen werden mittels der App direkt vor Ort aufgenommen. Zusätzlich können gleich Fotos aufgenommen werden, die bei einer späteren Schadensregulierung nützlich seien könnten. Die aufgenommenen Daten werden in Echtzeit an die Fuhrparkmanagement-Software Velocity übertragen und dem Flottenmanager zentral angezeigt. Der Flottenmanager hat auf diese Weise immer alle Fahrzeuge, Mängel und Daten im Blick und erhält nützliche Berichte und detaillierte Auswertungen über seinen Fuhrpark und die exakte Einsatzbereitschaft der Flotte.

So schreibt beispielsweise der Gesetzgeber in Irland Unternehmen bereits vor, den Zustand ihrer Fahrzeuge regelmäßig zu dokumentieren. Ab nächstem Jahr gilt dies voraussichtlich auch in England. Die meisten Firmen verwenden dafür bislang Papierformulare oder nicht miteinander verbundene Applikationen. Als Baustein des Fuhrparkmanagementportals Velocity, mit dem Unternehmen die Effizienz ihrer Fahrzeuge wie den Kraftstoffverbrauch ermitteln können, nimmt ihnen Vehicle Check viel Arbeit ab und spart wertvolle Zeit ein.

Fuhrparkmanagement-Software für den Mittelstand

Vehicle Check ist Teil der Velocity-Software und bietet mehrere Funktionen: "Flotte verwalten" listet alle Fahrzeuge und die zugehörigen Fahrer auf. Mit einem Klick auf "Berichte" lässt sich beispielsweise der Öl- und Benzinstand von Autos, Kleinbussen und Transportern anzeigen. Zusätzliche Angaben, wie es etwa um die Blinker, Rückspiegel, Reifen, Fenster und andere Bauteile bestellt ist, können ebenfalls abgefragt werden.

Das "Dashboard", also das Cockpit für den Flottenmanager, stellt die Berichte der letzten 15 Tage auf Grundlage einzelner Kriterien, die im Menüpunkt "Fragen verwalten" jederzeit individuell angepasst werden können, nach Datum und Fahrzeug in einem übersichtlichen Format dar. Darüber hinaus informiert das System über alle fahrzeugrelevanten Informationen wie Versicherungen, anfallende Steuern und Fälligkeitsdaten (z.B. HU oder AU). Auf Wunsch weisen automatische Benachrichtigungen auf wichtige Termine hin.

Fuhrparkmanagement neu gedacht

Falls es zu einem Schaden kommt, können die Fahrer per App direkt Bilder hochladen oder Kommentare hinzufügen. Wenn das Benzin zur Neige geht oder andere Dinge am Fahrzeug schnellstmöglich erledigt werden müssen, setzt die Software die Mitarbeiter per SMS oder E-Mail umgehend in Kenntnis. Die in das Fuhrparkmanagementportal Velocity integrierte Vehicle Check App bereitet alle wichtigen Informationen rund um die Firmenwagen auf. Sie generiert anhand eingegebener Daten automatisch Berichte zur Fahrzeugausstattung und macht auf anstehende Termine aufmerksam.

Mehr Informationen zur Vehicle Check App und Velocity finden Sie hier.


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