Erklärt, wie sie von der Assistentin der Exportleitung zur Travel Managerin im Unternehmen wurde: Tanja Lorenz (mit Judith Kadach, DienstReisen-Management, v.re.)
Tanja Lorenz, Travel Managerin bei MEIKO: „Es geht nicht nur darum, sinnvolle Veränderungen herbeizuführen, sondern es ist auch wichtig, die Mitarbeiter von deren Notwendigkeit zu überzeugen, anstatt ihnen einfach nur Reglements aufzuzwingen“
Mit Spültechnik verschiedener Art vom kleinen 7-Mann-Unternehmen zum erfolgreichen, weltweit operierenden Mittelständler
MEIKO

Sinnvoll umstrukturiert

AirPlus, der Spezialist für Bezahl- und Abrechnungslösungen im Geschäftsreise-Management, unterstützt die MEIKO Maschinenbau GmbH & Co. KG dabei, das Travel Management im Unternehmen zu optimieren

Seit 1927 gibt es die Stiftung MEIKO Maschinenbau GmbH & Co. KG; Hauptsitz ist Offenburg. Angefangen haben die Unternehmensgründer ganz klein, mit Spülmaschinen, deren Innenleben teilweise aus Holz bestand beispielsweise – heutzutage nur noch schwer vorstellbar.

Viel hat sich getan seit der Unternehmensgründung, längst ist MEIKO nicht mehr nur in Offenburg ansässig, ist nicht mehr nur ein kleiner Handwerksbetrieb. Tochterfirmen gibt es in Europa, Asien, China und den USA; die neueste Tochter sitzt in Dubai.

Es gibt zwei Produktionsschwerpunkte im Unternehmen: Einmal geht es um Spültechnik für Gewerbebetriebe, sprich um die Bereiche Hotellerie, Gemeinschaftsverpflegung, Schiffe, Inflight-Catering (auf Flughäfen und in den ICE-Zügen der DB beispielsweise), um nur einige zu nennen. Zum anderen werden Reinigungs- und Desinfektionsautomaten für Krankenhäuser und Heime angefertigt.

„Wesentlich ist, dass der Kontakt zum Kunden persönlich stattfindet und dass er gepflegt wird“, so Tanja Lorenz, Travel Managerin bei MEIKO. „Die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Kunden ist das A und O einer guten Geschäftsbeziehung, es ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen.“

Tanja Lorenz ist seit 2002 im Unternehmen tätig. „Wie das bei mittelständischen Unternehmen oft ist, fallen neben dem Travel Management auch andere Aufgaben in meinen Zuständigkeitsbereich“, erklärt sie. Ursprünglich wurde Tanja Lorenz als Assistentin der Exportleitung eingestellt – für den Bereich also, in dem bei MEIKO das Hauptreisevolumen des Unternehmens anfällt.

Nachdem die Geschäftsleitung Ende 2003 beschlossen hatte, einen Consultant ins Haus zu holen, um sich mögliche Einsparpotenziale aufzeigen zu lassen, zog dies für Tanja Lorenz im Anschluss einen neuen Job nach sich: Sie wurde Travel Managerin im Haus, wusste sie doch am besten darüber Bescheid, welche Kosten anfallen, was und wo gebucht wird, wie die Geschäftsreisen der Mitarbeiter geplant und durchgeführt werden. Ungewöhnlich ist, dass der Job im Export- Bereich angesiedelt ist – bei vielen anderen mittelständischen Unternehmen ist dies in der Personalabteilung, der Geschäftsleitung oder dem Einkauf der Fall.

Mithilfe des Consultants fingen die ersten Umstrukturierungen an. „Wir haben ohne eine richtige Reiserichtlinie angefangen, hatten keine einheitlichen Regelungen, haben mit mehreren Reisebüros zusammengearbeitet“, erläutert Tanja Lorenz. „So konnte jeder da buchen, wo er wollte, um nur ein Beispiel zu nennen. Es war sehr viel Arbeit, alles umzustrukturieren“, erklärt sie weiter. „Dabei geht es nicht nur darum, sinnvolle Veränderungen herbeizuführen, sondern es ist auch wichtig, die Mitarbeiter von deren Notwendigkeit zu überzeugen, anstatt ihnen einfach nur Reglements aufzuzwingen. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt“, erläutert sie.

Im Zuge der Umstrukturierung ist auch die Zusammenarbeit mit AirPlus entstanden. Ziel war es, Unterstützung bei der Bezahlung und Abrechnung von Geschäftsreisen zu erhalten. „Wir haben zunächst sämtliche Messen besucht, die den Bereich Travel Management angesprochen haben, sind dem VDR Verband Deutsches Reisemanagement beigetreten, wo ich den ‚Certified Travel Manager’ gemacht habe“, erklärt Tanja Lorenz. „Vor allem im Austausch mit anderen mittelständischen Unternehmen hat sich AirPlus als derjenige Partner herauskristallisiert, der für unsere Belange am besten geeignet ist“, führt sie weiter aus. „Hätte ich alle Statistiken, die wir im Unternehmen fahren, selbst aufstellen müssen, wäre ich überhaupt nicht vorangekommen mit meiner Arbeit, hätte keinen Überblick gehabt über all die Ordner und Unterlagen.“

Die Zusammenarbeit zwischen den Kooperationspartnern klappt reibungslos. „Ich kenne meine Ansprechpartner mittlerweile gut, es gibt ein kompetentes Call Center-Team, an das man sich jederzeit wenden kann, sofern Probleme mit einer Auswertung auftreten oder irgendetwas nicht funktioniert. Sofortige Hilfe ist garantiert.“

Von den Lösungen, die AirPlus anbietet, werden bei MEIKO die klassischen Standard-Lösungen verwendet: Das ist zum einen der Company Account und zum anderen die Corporate Card. „Mit dem Company Account ist es dem Unternehmen möglich, die Ausgaben für Dienstreisen optimal zu steuern“, erklärt Tanja Lorenz. Die Corporate Card ist dazu da, dass die Unternehmensmitarbeiter unterwegs sämtliche Ausgaben decken können, egal welcher Art.

Über AirPlus erhält das Unternehmen unter anderem jederzeit Auswertungen darüber, welche Umsätze mit den Airlines, Hotels und Mietwagenfirmen gemacht wurden. Bei MEIKO reicht es aus, halbjährlich Statistiken zu fahren, die selbst zusammengestellt werden – abhängig von den Anforderungen der Geschäftsleitung. Außerdem gibt es wöchentliche Abrechnungen über die Reisestellenkarte, die manuell überprüft werden.

Die Kosten für die Lösungen, die bei MEIKO von AirPlus verwendet werden, sind in jedem Fall gerechtfertigt: „Die Arbeitsstunden, die ich für solche Statistiken aufwenden müsste, und die Zeit, die ich so für Verhandlungen einsparen kann, machen die Ausgaben schnell wieder wett“ – abgesehen von den bereits genannten Vorteilen sind auch dies Gründe, weshalb sich die Zusammenarbeit mit AirPlus für Tanja Lorenz in jedem Fall lohnt.

 

MEIKO

Die MEIKO GmbH & Co. KG beschäftigt 935 Mitarbeiter im Hauptsitz in Offenburg und 1.615 Mitarbeiter weltweit. Zehn Beteiligungsgesellschaften in Deutschland, sechs im übrigen Europa und fünf in Übersee gehören zum Unternehmen. Die hygienische, ökonomische und ökologische Reinigung von Waschgut jeglicher Art ist das Spezialgebiet der Firma. Mit hochqualifizierten Mitarbeitern, technischem Know-How und einem kundennahen Vertriebs- und Servicenetzt hat MEIKO sich weltweit einen Namen gemacht und ist in ausgewählten Markt- und Kundensegmenten Marktführer.

 

AirPlus

Das Unternehmen wurde 1989 in Neu-Isenburg gegründet (Stammsitz). Ziel war es zunächst, eine zentrale Abrechnungslösung für Unternehmen zu schaffen, mit denen diese zum einen ihre Flugtickets bezahlen und zum anderen einen detaillierten Überblick über ihr Reisebudget bekommen. Was früher auf Flugtickets ausgerichtet war, hat sich so weiterentwickelt, dass nun auch Bahntickets, Autovermieter und die Servicefees der Reisebüros mit nur einer Kreditkarte gemanagt werden können. Die vom Unternehmen angebotene Corporate Card, mit der Geschäftsreisende sämtliche anfallenden Kosten decken können, wird in Deutschland von mehr als 300.000 Reisenden genutzt. AirPlus beschäftigt mittlerweile mehr als 800 Mitarbeiter in über 30 Ländern. Weltweit zählen mehr als 33.000 Unternehmen zu den Kunden von AirPlus, das als weltweit erfolgreichster Herausgeber von UATP-Karten gilt und jährlich mehr als 100.000.000 Transaktionen abwickelt.


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