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Die Kontrolle der Fahrlizenzen ist eine Herausforderung, besonders wenn man verschiedene Führerscheine oder Führerscheinklassen überprüfen muss

Elektronische Helfer

Die Führerscheinkontrolle ist eines der Felder im Flottenmanagement, das durch die Digitalisierung in den letzten Jahren maßgeblich geprägt wurde. Dank diverser Softwarelösungen ist es für den Fuhrparkleiter einfacher denn je, seiner Kontrollpflicht nachzukommen. Die Lösungsansätze der verschiedenen Anbieter sind dabei durchaus unterschiedlich.

Die regelmäßige Kontrolle des Führerscheins gehört zu den Pflichten eines jeden Fuhrparkleiters. Vor Jahren war dies eine zeitraubende Prozedur, bei der eine direkte Sichtprüfung bei jedem Kontrolldurchgang notwendig war und der Vorgang eigens auf einem Papier dokumentiert werden musste. Der große Aufwand wird ein Grund gewesen sein, warum diese Halterpflicht oftmals vernachlässigt wurde. Heute ist eine Sichtprüfung durch den Fuhrparkverantwortlichen immer noch unabdingbar, es reicht jedoch, wenn dies bei der Erstprüfung oder nach Ablauf einer Fahrerlaubnis geschieht. Für die im Idealfall mehrfach im Jahr stattfindende Wiederholungsprüfung gibt es mittlerweile viele verschiedene Systeme, die dem Fuhrparkleiter eine Menge Zeit ersparen. Zum einen gibt es öffentliche Prüfstationen beispielsweise an Tankstellen und bei Werkstattketten, wo der Fahrer neben der eigentlichen Dienstleistung wie einem Reifenwechsel auch noch seine Fahrerlaubnis überprüfen lassen kann. In unserer Übersicht bieten diesen Service beispielsweise TCS (über Euromaster) und fleet innovation (über Aral-Tankstellen) an. Darüber hinaus gibt es Prüfsysteme, die in den jeweiligen Unternehmen oder sogar in den einzelnen Dienstwagen installiert werden können. In den letzten Jahren wurden Smartphone- Lösungen immer beliebter, bei denen das Diensthandy zum Prüfterminal wird.

Die Vorteile dieser App-Lösungen liegen laut Niels Krüger, Geschäftsführer der TCS – Technology Content Services GmbH, auf der Hand: „Das Smartphone spielt eine sehr große Rolle. Der Fahrer kann bei uns per Smartphone und App weltweit 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr die Führerscheinkontrolle durchführen, egal wann und wo. Im Hintergrund werden die Führerscheine durch Sachkundige überprüft, sodass wir in einem Mix aus digitaler Prüfung und digitalen Prozessen sowie manueller Sachkundigenprüfung den höchstmöglichen Nutzen im Prüfumfang darstellen können.“

Die Fahrerlaubnis mit dem Handy immer und überall kontrollieren zu können ist gerade für dezentrale Flotten eine geeignete Variante. Ganz ohne Fuhrparkleiter funktioniert aber auch dieses System nicht, denn: „Sogenannte Apps sind nur ergänzend in Kombination mit der Sichtprüfung durch einen unabhängigen Dritten rechtssicher. fleet innovation bietet daher App-unterstützte Sichtkontrollen per Smartphone über autorisierte Personen. Die physische Sichtkontrolle ist beim Prüfungsprozess unabdingbar“, betont René Roeder, Geschäftsleitung bei der fleet innovation GmbH.

Auch unter den App-Lösungen gibt es verschiedene Ansätze: Einige Hersteller arbeiten mit RFID-Chips, Barcodes oder Hologrammen, die auf den Fahrlizenzen angebracht werden und dann entsprechend vom Smartphone gelesen werden. Dieses Prinzip ähnelt der Kontrolle mithilfe eines Scan- oder Prüfgeräts. Andere wiederum, wie beispielsweise Wollnik & Gandlau Systems, können anhand der sicherheitsrelevanten Merkmale über die Handykamera die Echtheit des Führerscheins überprüfen. Hier werden in der Regel keine Siegel benötigt.

Auch wenn die Kontrolle mithilfe des Smartphones ein vielversprechender Ansatz ist, nicht für alle Unternehmen ist dies eine passende Lösung. Hersteller wie Sycada, TomTom oder Ctrack knüpfen ihre Führerscheinprüfung daher an ein Telematiksystem. Dies macht eine Überprüfung vor jedem Fahrtantritt möglich. Maria Johanning, Geschäftsführerin der Ctrack Deutschland GmbH, schildert einen Vorteil dieses Vorgehens: „Sofern im Unternehmen der Bedarf entsteht, kann sogar mit dem Feature ‚Immobilisierung‘ gearbeitet werden. Das bedeutet, das Fahrzeug kann erst gestartet werden, sobald der Fahrer sich mit seinem Führerschein am Fahrzeug angemeldet hat. Diebstahlschutz wäre hier ein angenehmer Nebeneffekt.“ Mit einer Überprüfung der Fahrlizenz vor jedem Fahrtantritt kommt man seinen Halterpflichten zudem in jedem Fall in ausreichendem Maße nach.

Es gibt viele unterschiedliche Ansätze, jedoch stehen alle elektronischen Prüfsysteme vor gleichen Herausforderungen, sei es bei dem Erkennen unterschiedlicher Fahrlizenzen oder dem Datenschutz.

Herausforderungen
Gerade der Datenschutz ist in letzter Zeit durch die Einführung der DSGVO noch einmal ein heiß diskutiertes Thema. Das Sammeln von elektronisch erfassten Daten bietet Kritikern Anlass zur Sorge. Daher legen gerade die Anbieter von elektronischen Führerscheinkontrollsystemen großen Wert auf die Sicherheit der gesammelten Daten. So berichtet beispielsweise Jörg Schnermann, Geschäftsführer der LapID Service GmbH: „Die Verwaltung von Stammdaten erfolgt durch das Fuhrparkmanagement. Alle im System gespeicherten Daten sind durch zahlreiche Maßnahmen vor Datenverlust, unberechtigtem Zugriff und Missbrauch geschützt. Diese Maßnahmen sind in einem Datenschutz- und Datensicherheitskonzept dokumentiert und werden regelmäßig durch einen externen Datenschutzbeauftragten überwacht. Die Auftragsdatenverarbeitung wurde vom TÜV Süd zertifiziert.“ Auch Wolfgang Schmid, Sales Director DACH von TomTom, weiß um die Bedeutung des Themas und erläutert: „Kundendaten sind mit unserem ISO 27001-zertifizierten System in sicheren Händen. TomTom bietet eine sichere, verschlüsselte Anmeldung und Übertragung aller Daten zu WEBFLEET (SSL-gesicherte Anmeldung).“ Dennoch gibt es laut Peter Vogel, dem Senior Sales Manager Fuhrpark & Mobilität der KEMAS GmbH, „weiterhin eine große Anzahl von Kunden, die ausschließlich Intranetlösungen wünschen.“ Dabei verbleiben alle Daten direkt bei dem Unternehmen und werden nicht auf einem externen Server gespeichert.

Doch es gibt nicht nur Bedenken beim Datenschutz. Daneben müssen die Prüfsysteme auch  in der Lage sein, Ablaufdaten und unterschiedliche Führerscheintypen zu erkennen. Gerade hier spielen die elektronischen Kontrollsysteme ihre Stärken aus. Denn Ablauffristen können hinterlegt werden und durch automatische Erinnerungsfunktionen können entsprechende Prozesse angestoßen werden. Alle Systeme in der Übersicht sind in der Lage, unterschiedliche Fahrzeugklassen oder Führerscheine, beispielsweise aus dem Ausland, zu verwalten. Claus Wollnik, Geschäftsführer von Wollnik & Gandlau Systems, erläutert das System bei DriversCheck: „Läuft das Dokument ab, wird die Führerscheinnummer beziehungsweise Siegelnummer automatisiert aus dem System gelöscht und eine Kontrolle ist nicht mehr möglich. Gleichzeitig erhält der Fahrer eine automatisierte E-Mail- Benachrichtigung aus dem System über die Notwendigkeit der Erneuerung sowie über die Löschung der Daten aus dem System. Die Führerscheinnummer des auf dem neuen Dokument aufgebrachten Siegels wird im System hinterlegt und die Kontrolle ist wieder möglich. Durch diesen automatisierten Prozess wird systemseitig sichergestellt, dass die Kontrolle nicht mit dem abgelaufenen Dokument durchgeführt wird.“ In Zeiten der Dokumentation auf Papier musste der Fuhrparkleiter aktiv alle Ablauffristen der Führerscheine  selbst verwalten, dies nehmen ihm die elektronischen Helfer nun ab.

Zukunftsaussichten
Die Digitalisierung in der Fuhrparkwelt wird immer weiter voranschreiten, die Führerscheinkontrolle ist dabei nur ein kleiner Baustein. Umso wichtiger ist, dass dieses Element nicht für sich steht, sondern in andere Prozesse eingebunden wird. So ist Tom Bechert, Teamleader Sales & Support bei der VISPIRON CARSYNC GmbH, der Meinung: „Nichtsdestotrotz ist aus Sicht der CARSYNC eine für sich allein stehende Nischenlösung zur Führerscheinkontrolle weder zeitgemäß noch zukunftsweisend.“ Vernetzung ist hier eines der Stichworte. Die Zeichen der Zeit haben auch Hersteller wie zum Beispiel CheckTech erkannt: „Die CheckTech Service GmbH bietet mittels ausführlich dokumentierter Schnittstellen bereits heute die Möglichkeit einer nahtlosen Einbindung in fast alle bestehenden Systeme. Diese Interoperabilität und Vernetzung wird in Zukunft eine immer größere Rolle einnehmen“, weiß Mirko Drenger, Geschäftsführer der CheckTech Service GmbH. Welches System für den Fuhrpark das richtige ist, hängt neben der Fuhrparkstruktur also auch sehr stark von den bereits vorhandenen Prozessen, Routinen und Abläufen ab.

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