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Für die Zulassung von Flottenfahrzeugen wird in der Regel ein Dienstleister hinzugenommen
i-Kfz nennt sich das neue Online-Zulassungsverfahren

Kleiner Schritt, große Wirkung

Die Zulassung eines neuen Flottenfahrzeugs ist im Grunde ein kleiner Verwaltungsschritt. Wenn der Fuhrpark jedoch aus mehreren Hundert Fahrzeugen besteht, kann dies schnell zu einem nervigen Zeitfresser werden. Daher greifen viele Flottenmanager bei der Zulassung zu einem externen Dienstleister.

Digitalisierung des Zulassungsprozesses
Jedes Jahr werden Millionen Fahrzeuge in Deutschland neu zugelassen, genau genommen sind es 2017 insgesamt 3,44 Millionen gewesen. Der Anteil der gewerblichen Zulassungen lag bei 64,4 Prozent. Ein Verwaltungsprozess, der sich also täglich in den deutschen Amtsstuben wiederholt. Bislang musste dafür immer eine physische Person auf der Zulassungsstelle erscheinen. Die Folge: überforderte Verwaltungsstellen und nervige Wartephasen, besonders in Ballungsgebieten. Dies soll sich nach Meinung der Bundesregierung mit i-Kfz nun ändern. Die nun in Kraft tretende dritte Stufe des Projekts i-Kfz ermöglicht eine internetbasierte Umschreibung, Wiederzulassung sowie eine erstmalige Zulassung eines Fahrzeugs. Um diese neuen digitalisierten Prozesse umzusetzen, mussten die Zulassungsverordnung und eine Reihe anderer straßenverkehrsrechtlicher Vorschriften angepasst werden. Doch „kommen gewerbliche Fuhrparkbetreiber nach dem aktuellen Verordnungs-Entwurf nach wie vor nicht in den Genuss“, bedauert Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF). Grund dafür ist, dass es bislang kein praxistaugliches Bevollmächtigungsverfahren gibt, nach dem Paragrafen für „Gemeinsame Regelungen für die Zulassung und Änderungen“ (§ 15b der Fahrzeug-Zulassungsverordnung - FZV) der aber festlegt, dass die Verfahren der internetbasierten Fahrzeugzulassung auch in i-Kfz-Stufe drei nur natürliche Personen nutzen können. Daher ist auch Carsten Schäfer, Director Fleet PSTeam Deutschland GmbH & Co. KG, eher skeptisch, ob das Onlineverfahren für die Fahrzeugzulassung künftig auch für Fuhrparks relevant wird: „So ist derzeit völlig unklar, ob Bevollmächtigungsverfahren praxistauglich zur Verfügung stehen und ob die Anforderungen angeschlossener Prozesse wie beispielsweise die Fahrzeugfinanzierung ausreichend berücksichtigt wurden. Die Eigentumssicherung, die derzeit auch mit der ZB II geregelt wird, spielt für viele Finanzierer eine sehr große Rolle. Einen durchgängigen, effizienten und sicheren E-Government-Prozess sehen wir noch nicht.“

Das heißt aber nicht, dass Flottenzulassungen vollständig offline ablaufen müssen. Durch die zunehmende Automatisierung in der Flottenverwaltung ergeben sich viele Möglichkeiten, Kosten zu senken und Abläufe zu beschleunigen, beispielsweise durch Echtzeitmonitorings und diverse Reportingmöglichkeiten. Viele Dienstleister sind mittlerweile in der Lage, auch einzelne Prozesse der Neuanmeldung von Fahrzeugen digital abzuwickeln. So erläutert auch hier Carsten Schäfer: „Mit den Zulassungsprodukten von PS-Team bieten wir unseren Kunden schon heute entsprechende Prozesse, die sehr nah an einen digitalen Zulassungsprozess heranreichen – zumindest bezogen auf die administrativen Aufwände, die rund um die physischen Bestandteile der Zulassung anfallen.“

Insgesamt entlastet die Auslagerung der Zulassung an einen Dienstleister den Flottenverantwortlichen enorm und dies gilt nicht erst ab einer bestimmten Flottengröße. Schon bei wenigen Fahrzeugen amortisieren sich die Kosten für den Dienstleister im Verhältnis zu der Arbeitszeit, die man in der Flottenverwaltung einspart. „Die Vorteile sind die gleichen wie bei jedem Outsourcing: Kostensenkung, Steigerung der Qualität, Zeitersparnis, Steigerung der Effektivität, Flexibilität, Verringerung von Risiken, Skalierbarkeit. Dies lohnt sich bei jeder Flottengröße“, erläutert Dennis Lehmann, Vorstand, Tönjes Holding AG.

Zusatzleistungen
Die genannten Vorteile werden noch um einige mehr ergänzt, wenn man neben der Zulassung der Fahrzeuge noch weitere Aufgaben an den Dienstleister abgibt. Viele Zulassungsdienstleister bieten ohnehin ein ganzes Portfolio an Produkten an. Oft wird die Anmeldung der Fahrzeuge bereits vom ausliefernden Logistikunternehmen übernommen (Seite 94) oder über das Autohaus abgewickelt. Letzteres lagert diesen Prozess wiederum häufig an einen weiteren Dienstleister aus. Entscheidend für den Fuhrparkleiter sind am Ende fristgerechte Zulassungen und schlanke Prozesse. Der oft bemühte Vertriebsslogan „Alles aus einer Hand“ wäre hier eine passende Umschreibung. So kann Niels Krüger, Geschäftsführer von DIE ZULASSER SERVICES GmbH, gleich ein ganzes Produktportfolio aufzeigen, das in Verbindung mit der Zulassung angeboten wird: „Zu unserem Dienstleistungsangebot gehört unter anderem die Fahrzeugbriefverwaltung, die Kennzeichenversicherung bei Diebstahl, Vandalismus et cetera Kennzeichenersatz, Vorlage bei den Zulassungsbehörden, Fahrzeugeinweisungen, Erst-UVV, Führerscheinkontrolle oder Schilderbeschaffung beziehungsweise Beschaffung behördlicher Siegel nach Unfällen.“

Zwar ist die Zulassung nur ein vermeintlich kleiner Aspekt beim Einsteuerungsprozess der Flottenfahrzeuge, doch ergeben sich im Zusammenhang mit den genannten weiteren Dienstleistungen verschiedene Synergieeffekte. Daher geht es für Dr. Mirko Dobberstein, Geschäftsführer der DAD Deutscher Auto Dienst GmbH, um mehr als nur die Effizienzsteigerung durch die Verknüpfung und Auslagerung verschiedener Prozesse: „Die ganzheitliche Beratungsleistung, das Branchen-Know-how und die bundesweite Expertise in Sachen Fahrzeugzulassung sind hier die wesentlichen Vorteile. Es geht über die reine Zeit- und Kostenersparnis hinaus, wenn wir als Dienstleister unsere Flottenkunden nicht nur bei ihrer Fahrzeugzulassung unterstützen, sondern auch zum richtigen Zeitpunkt bei Themen wie zum Beispiel WLTP beraten und begleiten.“

Fazit
Die Zulassung von Flottenfahrzeugen ist ein Prozess, den der Fuhrparkmanager häufig und wohl auch bedenkenlos an einen Dienstleister abgibt, unabhängig davon, wie er sonst zum Thema Outsourcing steht. Wer noch weitere Aufgaben bei der Einsteuerung abgibt, der profitiert von schlanken Prozessen und einheitlichen Abläufen.

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