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Das Hotel war bei Dienstreisen lange Zeit als Unterkunft gesetzt. Jetzt bekommt es zunehmend Konkurrenz

Wie zu Hause?

Mal ein paar Tage auf Dienstreise zu sein, das ist für viele wohl nichts Besonderes und auch nicht unüblich. Aber wie sieht es aus, wenn sich der Aufenthalt über mehrere Wochen erstreckt? Worauf gilt es zu achten und welche Möglichkeiten gibt es bei der Art der Unterkunft? Flottenmanagement hat das Thema näher beleuchtet.

Bei einer Dienstreise ist die Unterkunft ein entscheidender Faktor. Schließlich ist sie der Ruheund Rückzugsort des Mitarbeiters. Doch wer übernimmt die Kosten und bis zu welcher Höhe?

Die während einer Dienstreise anfallenden Kosten und der Umgang mit ihnen sind mit einer durchaus komplizierten Rechtslage verbunden. In der Regel vereinbart jedes Unternehmen mit seinen Arbeitnehmern, welche Reisekosten es übernimmt. Dabei gibt es unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten, auf die wir im weiteren Verlauf eingehen.

Erst einmal gilt es, die Begrifflichkeiten Dienstreise und Reisekosten zu erläutern:
Eine Dienstreise ist eine vorübergehende dienstliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb der Wohnung und des Arbeitsortes. Dabei werden die Kosten über eine Dauer von drei Monaten anerkannt, darüber hinaus gilt der Einsatzort automatisch als „regelmäßige Arbeitsstätte“.

Unter Reisekosten fallen gemäß dem Finance- Portal www.haufe.de/finance Kosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Seit 2014 ist das Ganze im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Hierzu zählen: Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, R 9.5. LStR), Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG, R 9.6. LStR), Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG, R 9.7. LStR) sowie Reisenebenkosten (§ 9 Abs. 4a EStG R 9.8 LStR, H 9.8 LStH).

Übernachtungskosten
Im Weiteren wollen wir die Übernachtungskosten näher betrachten. Sie müssen nicht vom Arbeitgeber bezahlt werden, es gibt hierauf keinen rechtlichen Anspruch. Falls der Arbeitnehmer die Kosten für eine Dienstreise selbst übernehmen muss, kann er sie in der Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen. Wohl häufiger kommt folgende Variante zur Anwendung: Der Arbeitgeber übernimmt die tatsächlich anfallenden Kosten für eine entsprechend angemessene Unterkunft komplett. Die Kosten für die Übernachtung fallen dann unter Betriebsausgaben, der Mitarbeiter ist in diesem Fall von Lohnsteuer oder Sozialabgaben befreit.

Wiederum eine andere Möglichkeit: Der Arbeitgeber zahlt die sogenannte Übernachtungspauschale. Diese liegt hierzulande aktuell bei 20 Euro pro Tag, eine Summe, die aber wohl kaum ausreichen dürfte. Die Pauschale unterscheidet sich von Land zu Land. So liegt sie beispielsweise in den Niederlanden bei 119 Euro pro Übernachtung. Der Arbeitgeber darf sie nicht als Betriebsausgabe absetzen, für den Arbeitnehmer hingegen ist die Pauschale steuerfrei. Zu beachten: Sollte der Arbeitnehmer unentgeltlich untergebracht werden, kann er auch keine Übernachtungskosten absetzen oder erstattet bekommen. Vorsicht: Selbstständige und Gewerbetreibende dürfen die Pauschale für sich nicht ansetzen.

Hotel oder Apartment?
Wie auch immer die Abrechnung der Kosten für eine Unterkunft intern geregelt ist, das Übernachten bleibt unumgänglich. Hier gibt es neben der klassischen Variante in einem Hotel oder einer Pension weitere Optionen.

Das Konzept der sogenannten Serviced Apartments wird dabei immer beliebter. Dahinter verbirgt sich ein voll möbliertes und ausgestattetes Apartment, das für verschiedene Zeiträume buchbar ist. Das Konzept stammt ursprünglich aus den USA, dort nutzen die flexible Unterkunft hauptsächlich Geschäftsreisende und Freiberufler, aber auch Stadtneulinge. Das Portal Apartmentservice vermittelt beispielsweise rund 35.000 Apartments in 120 Destinationen weltweit. Neben dem klassischen Apartment gibt es auch Aparthotels, die einige Zusatzleistungen wie eine 24-Stunden-Rezeption, ein eigenes Restaurant oder Konferenz- und Fitnessräume gegen einen entsprechenden Aufpreis anbieten.

Seit einigen Jahren hat Airbnb das Reisen ein Stück weit revolutioniert. Bisher vor allem im privaten Sektor. Inzwischen nutzen aber auch immer mehr Geschäftsreisende das Angebot der Plattform. So kann man sich bei Airbnb for Work als einzelner Geschäftsreisender registrieren oder als Personalmanager oder Travelmanager kostenlos die Firma registrieren. Mittels des Suchfilters „Art der Reise“ kann gezielt nach Unterkünften gesucht werden, die für Geschäftsreisen geeignet sind. Diese Inserate erfüllen dann bestimmte Anforderungen in Bezug auf die Art der Unterkunft, die Ausstattung, den Checkin, die Bewertungen und noch mehr, verspricht Airbnb. So nutzen das Ganze mehr als 700.000 Unternehmen weltweit für ihr Reisegeschäft (Stand Mitte 2018).

Einer der weiteren Anbieter am wachsenden Markt für „Dienstreise-Unterkünfte“ ist das Start-up-Unternehmen Homelike, das ebenfalls  eingerichtete Wohnungen vermittelt. Es arbeitet gemäß eigener Aussage nur mit professionellen Vermietern zusammen, sodass eine ordentliche Rechnungsstellung und ein rechtssicherer Mietvertrag garantiert seien. Als Unternehmen könne zudem eine Firmenbürgschaft geltend gemacht werden. Homelike bietet nach eigenen Angaben inzwischen ein Portfolio von rund 45.000 Wohnungen in 100 europäischen Städten, Tendenz steigend. Rund 15.000 Unternehmen hätten sich auf der Plattform schon registriert. Ab sofort sind durch die Partnerschaft mit Miles & More für Kunden zudem bis zu 500 Prämienmeilen in jedem Monat, der in einem bei Homelike gebuchten Apartment verbracht wird, möglich.

Die Vorteile solcher Unterkünfte: Die Apartments stellen für die Reisenden eine Art Zuhause dar, sie sind je nach Wunsch im Zentrum oder in der Nähe der Arbeitsstelle verfügbar und auch deutlich günstiger als ein Hotel (ab einem Zeitraum, der zwei Wochen übersteigt). Hinzu kommt ein meist besserer WLAN-Zugang.

Noch geringer Marktanteil
In Deutschland liegt der Anteil der Serviced Apartments am deutschen Hotelmarkt bei rund drei Prozent – trotz starken Wachstums in den letzten zehn Jahren, sagt Prof. Stephan Gerhard, Gründer der Unternehmensberatung TREUGAST Solutions Group auf dem 5. Salongespräch, das von der Allgemeinen Hotel- und Gastronomie- Zeitung (AHGZ) und Joi-Design ausgerichtet wird. Einen Anstieg auf zehn Prozent in den nächsten Jahren hält er für realistisch. Christian Scheuerl von MPC Capital warnt auf der Veranstaltung davor, dass der Investorenmarkt derzeit schon wieder viel „zu heiß“ sei. „Wir müssen aufpassen, dass das zarte Pflänzchen Serviced Apartments nicht unter den Bulldozer kommt, weil Investoren gerade in alles reingehen, was Geld bringt“, so der Geschäftsführer im Bereich Micro Living/Student Housing.

Letztlich sind auch beim Wohnen auf Zeit Megatrends für die künftigen Entwicklungen maßgeblich. „(...) Individualisierung, Urbanität und Mobilität tragen wesentlich zum Wohnen auf Zeit bei“, sagt Prof. Gerhard. Klassische Hotels werden einen Teil ihrer Kunden mit den bisherigen Angeboten wohl nicht mehr halten können.

Pilotprojekt Homesharing
Hotelketten wie Marriot haben das erkannt und bereits reagiert. So gab das Unternehmen im Oktober bekannt, dass das vor rund einem halben Jahr gestartete Pilotprojekt Homesharing ausgeweitet wird. Marriot arbeitet dabei mit Hostmaker zusammen, einem Unternehmen für Home-Rental-Management. Ähnlich wie bei Airbnb oder Homelike können hier private Apartments für einen längeren Zeitraum angemietet werden. Nach eigenen Angaben bietet Tribute Portfolio Homes, so der Name der Plattform von Marriot, mittlerweile mehr als 340 Objekte in vier europäischen Städten an. Dazu gehören neben London zunächst Paris, Rom und Lissabon. Weitere Städte sollen zeitnah folgen, da die Nachfrage groß ist.

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